一、发票是什么

简单来说，发票就是发生的成本、费用或收入的原始凭证。

对于公司来讲，发票主要是公司做账的依据，同时也是缴税的费用凭证；而对于员工来讲，发票主要是用来报销的。

二、如何开发票

从发票开具资格来说，主要分为税务代开和自行开票两种。

1、 当部分法人单位没有开具发票的资格，可以在电子税务局代开发票模块开具发票。个人没有开具发票的资格只能去税务局大厅开票发票，这就是税务代开，（主管税务机关代开时，要求现场缴税；如果发票作废，税款退回流程复杂、周期长。因此建议创业者们认真核查开票信息及客户的开票需求。）

2、 自行开票：当企业注册完成后，就可以申请税控和发票，拥有开发票的资格。之后公司再配备电脑和针式打印机设备，就可以开始自行开票了。

有个人临时税务登记证也可以自行开票，办理条件如下：

（1）从事生产、经营并领取临时工商营业执照的纳税人

所需资料包括《税务登记表(适用临时税务登记纳税人)》一式二份，并加盖公章或签章、临时工商营业执照副本原件及复印件一份、经营者身份证明文件原件及复印件一份、经营场所证明原件及复印件一份(注：经营、业务场所证明文件上所列地址必须与临时工商营业执照上的地址一致)。

（2）有独立的生产经营权、在财务上独立核算并定期向发包人或者出租人上交承包费或租金的承包承租人

所需资料包括《税务登记表(适用临时税务登记纳税人)》一式二份，并加盖公章或签章、承包承租合同复印件一份、承包承租人身份证明文件原件及复印件一份。

（3）境外企业在中国境内承包建筑、安装、装配、勘探工程和提供劳务的

所需资料包括《税务登记表(适用临时税务登记纳税人)》一式二份，并加盖公章或签章、承包建筑、安装、装配、勘探工程和提供劳务的合同复印件一份、负责人身份证明文件原件及复印件一份。

—般建议，只要公司有业务收入，就要尽早申请开票资格，自行开票。

三、报销事项

报销作为一项支出，公司是不用缴税的，而如果走奖金或劳务工资的形式，要交一笔个人所得税。所以，公司经营的开支要及时开具发票，每个月用发票报销，可以减轻公司税负。

那什么样的发票抬头能报销？

（一）发票抬头的种类

发票抬头分为两大类：即“个人抬头”和“公司抬头”。抬头应该写谁？大家应该知道，发票是购买方获取消费保障的重要凭证，那么就是谁消费谁就是发票的抬头人。因此区分发票抬头是个人还是公司重要的一点就是：个人行为消费，发票抬头应开具个人姓名；公司行为消费，发票抬头应直接开具公司名称。

（二）个人抬头的发票可以报销吗

能不能报销?换句话说就是可不可以入账？会计核算注重的是真实及时地反映经济业务，企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告，不应仅以交易或者事项的法律形式为依据。所以会计处理报销工作的首要原则是业务是否真实而不应仅看票据抬头是否是公司名称。

个人抬头发票能不能报销入账，前提还要看业务的发生是否真实，发生的费用是否与企业日常经营活动直接相关。换句话说，如果能确定业务是真实发生且与企业日常经营活动相关的，个人抬头发票也是可以入账报销的。

（三）报销个人抬头的发票为何这么难

个人抬头开具的发票从形式上就很难界定消费的实际主体是个人还是公司，也就很难分辨出业务的真实性以及是否该笔消费跟公司的经营活动相关。所以在报销业务上会计们都不会认可个人抬头的发票，毕竟从发票形式上来看个人抬头还是有不确定风险因素存在的。

所以和企业相关又涉及个人行为的支出一般情况下都必须获得公司抬头的发票。例如：公司员工因公出差的住宿费、在可报销范围内的餐饮费、接待客户和开拓市场发生的业务招待费、以自驾形式出差发生的加油费等等。

同时，国家政策也对其有所规定：根据《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》（国税发[2008]80号）第八条第（二）项规定：“纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。”因此，员工出差开具个人抬头的住宿费发票不可以报销。

（四）什么样的个人抬头发票允许报销

由于客观因素决定了只能取得个人抬头发票的，是可以以个人抬头形式的发票进行报销的，最典型的就是飞机票、火车票这类实名票据。需要注意的是，不是任意个人抬头的此类票据都可以报销的，票据上所载姓名必须是企业员工名册上的员工、有劳务往来的外聘人员以及与企业日常经营相关的其他人员。取得这些票据也还是应该辅助有更多原始凭证证明其业务和企业相关，只有这样才能在形式和实质上都证明业务真实可靠。以下这6种个人抬头形式的发票是可以报销的：

（1）机票和火车票、出差过程的人身意外保险费

（2）允许税前扣除的医药费票据

（3）符合职工教育费范围的职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出

（4）员工入职前到医疗机构体检费票据

（5）企业为因公出差的员工报销，个人抬头的财政收据的签证费

（6）允许税前扣除的外籍个人的住房补贴，员工凭发票实报实销，但由于是员工个人与业主签订租赁合同，发票抬头为个人

注意：

1、 开票时，发票的抬头要写企业名称的全称和税号，抬头是个人的或者单位名称和税号写错的，都不能报销

2、 报销要及时，一般不要拖过3个月，尤其是不要跨年，否则有可能报不上去

3、 报销时，各种类型的发票要适当均衡一下，不能都用一种。注意以下规定

（1）业务招待费（餐费、住宿费）的额度，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰

（2）办公用品发票：需要有办公用品明细

四、发票申领

—般情况下，企业刚开始领用的发票数量是25张，若不够用，可申请增量或增版。

增量：适用于金额不高，但是开票量大的公司，如：小商铺。

增版：适用于客单价高的企业，这类企业的特点是金额大，但开票量相对较小。

目前已经取消纸质版发票申领，那电子版发票如何申领呢？

以北京地区为例：

企业申请

1、纳税人进入北京市网上税务局(企业版)，选择证书方式登录

2、点击登陆后，进入北京市网上税务局界面，点击“原国税业务”模块

3、找到“网上办税(网页端)”模块，点击进入

4、纳税人进入国家税务总局北京市电子税务局，选择导航栏的“发票业务”，点击“发票发放(票e送)”按钮，进入“票e送”页面

5、填写申请表

进入申领发票页面，点击页面右侧“新申请”按钮

注：只有在上一笔申领发票操作受理之后，才会出现该按钮

申请表如下，需要填写申领份数、领票人姓名、手机号码、所在地区、详细地址、邮政编码。其中，申领份数必须填写5的整数倍且不能大于可申领份数

填写完申请表之后，点击“保存”按钮。在未提交之前，可以对该表进行修改

6、提交申请表

当您确保填写的信息无误后，请您提交该申请表。(列表页操作栏“提交”按钮)提交成功后，请您等待税务机关受理您的申请

提交时，需要您勾选“票e送”服务使用确认单，否则无法提交

7、打印收票单

当“业务状态”变为“拣包完成，开始配送”时，您可以通过页面操作栏的按钮，打印《北京市税务局网上领用发票收票单》。打印出来的收票单需要加盖公章或发票专用章。配送发票时，您需凭此单收票

8、签收实物发票

配送人员会通过提交申请时的手机号码，跟您取得联系。签收时，请您出示《北京市税务局网上领用发票收票单》，并核对实物发票的发票代码、发票号码。确认无误后，请将盖章的收票单交予配送人员

个人版

1、系统登录

在北京国税官网首页点击“网上办税服务厅”-登录系统-选择发票管理-申领发票进入申请界

注:网厅的使用无须开通，登录时根据【北京国税申报系统】的登录方式进行登录系统即可办理

2、发票申领申请提交

输入发票申领份数及申领人信息，网上提交申请

3、打印收票单

当“业务状态”变为“受理通过”或“拣包完成，开始配送”时，打印收票单。并在收票单上加盖公章或发票专用章

4、发票签收

持加盖公章或发票专用章的收票单进行发票签收

5、下载电子数据

待收到邮寄的纸质发票后，纳税人持金税盘/税控盘在开票客户端中下载发票

（1）在系统中找到菜单发票管理模块→发票领用管理→网上领票

（2）在网上领票界面中，在选择了购票日期时间段(默认为当月)后，点击“查询”按钮，会出现之前在网上领票系统申请的电子发票

（3）在网上领票界面出现电子发票信息后，请仔细核对发票种类、发票代码、发票起始号码和发票份数等信息，确认无误后点击“发票下载”按钮

现场申请

1、携带身份证明等材料前往当地税务机关进行发票票种核定

2、税务机关进行核对资料，材料齐全受理

3、审核通过，反馈结果

注：具体的发票申请流程按照当地的国家税务局官网操作指南进行